Datenschutzhinweise Teams

Datenschutzhinweise

gemäß Art. 13 DSGVO für die Nutzung von Microsoft Teams

Im Rahmen unserer dienstlichen Tätigkeit nutzen wir Microsoft Teams für die Durchführung von Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinaren. Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams.

 

1. Verantwortlicher

Unternehmen:	petersenpartners Rechtsanwälte Steuerberater Partnerschaft mit beschränkter Berufshaftung
Kontakt:	Petersstraße 50 04109 Leipzig info@petersenpartners.de
Datenschutzbeauftragter:	datenschutz@petersenpartners.de

 

2. Verarbeitete personenbezogene Daten

Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

 

2.1 Angaben zur Teilnahme

• Name und Vorname (sofern beim Microsoft-Konto oder bei der Einwahl hinterlegt)
• E-Mail-Adresse (für die Versendung der Meeting-Einladung und Authentifizierung)
• Anzeigebild / Profilbild (sofern im Konto hinterlegt)
• Datum, Uhrzeit und Dauer der Teilnahme am Meeting

 

2.2 Technische Verbindungsdaten

• IP-Adresse des genutzten Endgeräts
• Art des Endgeräts (Computer, Tablet, Mobiltelefon)
• Betriebssystem und verwendeter Browser bzw. Teams-Client
• Mikrofon- und Kamerastatus (ein/aus)

 

2.3 Kommunikationsinhalte

• Audio- und Videodaten während des Meetings (bei aktiviertem Mikrofon/Kamera)
• Chat-Nachrichten, die während des Meetings versandt werden
• Geteilte Bildschirminhalte und präsentierte Dokumente
• Reaktionen und Abstimmungsergebnisse (sofern genutzt)

 

2.4 Aufzeichnungen (nur mit ausdrücklicher Ankündigung)

Meetings werden grundsätzlich nicht aufgezeichnet. Sofern im Ausnahmefall eine Aufzeichnung erfolgt, werden Sie zu Beginn des Meetings ausdrücklich darüber informiert und Ihre Einwilligung wird eingeholt. Die Aufzeichnung wird in diesem Fall als separate Datenverarbeitung behandelt.

 

 

3. Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu folgenden Zwecken auf Basis der nachstehenden Rechtsgrundlagen:

 

Zweck	Rechtsgrundlage	Erläuterung
Durchführung von Online-Meetings und Beratungen	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO	Erfüllung eines Vertrags oder vorvertragliche Maßnahmen
Interne Abstimmungen und Koordination	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO	Berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation
Aufzeichnung (nur im Ausnahmefall)	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO	Einwilligung der Teilnehmenden

 

4. Microsoft als Auftragsverarbeiter

Für die Bereitstellung von Microsoft Teams setzen wir die Microsoft Corporation (One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA) bzw. die Microsoft Ireland Operations Limited (One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland) als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein. Mit Microsoft besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Agreement, DPA), der den Anforderungen der DSGVO entspricht.

 

Microsoft verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf Weisung des Verantwortlichen und nicht für eigene Zwecke (außer soweit gesetzlich vorgeschrieben). Weitergehende Informationen zur Datenverarbeitung durch Microsoft finden Sie in den Datenschutzbestimmungen von Microsoft unter:

https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

 

5. Übermittlung in Drittländer

Microsoft ist ein US-amerikanisches Unternehmen. Im Rahmen der Nutzung von Microsoft Teams kann es zur Übermittlung personenbezogener Daten in die USA oder andere Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) kommen. Microsoft hat sich zur Einhaltung des EU-U.S. Data Privacy Frameworks verpflichtet und bietet damit ein angemessenes Datenschutzniveau. Zusätzlich werden EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO als geeignete Garantien vereinbart.

 

Microsoft Teams ist so konfiguriert, dass Daten europäischer Kunden bevorzugt in europäischen Rechenzentren (Niederlande, Irland) gespeichert werden.

 

6. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:

 

• Chat-Nachrichten und Meeting-Inhalte: Verbleiben grundsätzlich für die Dauer des Projekts bzw. der Geschäftsbeziehung im System, längstens jedoch 3 Jahre nach Beendigung.
• Verbindungsprotokolle: Werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.
• Aufzeichnungen (sofern mit Einwilligung erstellt): Löschung nach Ablauf des vereinbarten Zwecks, spätestens jedoch nach 12 Monaten.
• Einladungs-E-Mails: Unterliegen den allgemeinen E-Mail-Aufbewahrungsfristen des Verantwortlichen (i.d.R. 6 Jahre gemäß handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten).

 

7. Ihre Rechte als betroffene Person

Gemäß der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:

 

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.
• Löschungsrecht („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO): Sie können unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, dass Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übermittelt werden.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) gestützt wird.
• Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

 

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: datenschutz@petersenpartners.de

 

 

8. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

 

 

9. Hinweise zur Teilnahme an Microsoft Teams-Meetings

 

9.1 Eigene Datenschutzverantwortung

Bitte beachten Sie, dass Sie als Teilnehmende/r selbst verantwortlich dafür sind, welche personenbezogenen Daten Sie während eines Meetings teilen – sei es durch Aktivierung der Kamera, des Mikrofons, durch Chat-Nachrichten oder das Teilen Ihres Bildschirms. Wir empfehlen, im Hintergrund befindliche Dritte angemessen zu berücksichtigen (z. B. durch Verwendung eines virtuellen Hintergrunds).

 

9.2 Teilnahme ohne Konto

Sie können an Microsoft Teams-Meetings auch ohne eigenes Microsoft-Konto über einen Webbrowser teilnehmen. In diesem Fall werden lediglich die technisch notwendigen Verbindungsdaten und Ihr angegebener Anzeigename verarbeitet.

 

9.3 Daten anderer Teilnehmender

Wir weisen darauf hin, dass die Aufnahme, Weitergabe oder sonstige Verarbeitung von Beiträgen anderer Teilnehmender – insbesondere Ton- und Bildaufnahmen – ohne deren ausdrückliche Einwilligung unzulässig ist und persönlichkeitsrechtliche Ansprüche begründen kann.